Documents légaux

1. Identité du responsable du traitement

KIDS LIFE SKILLS a.s.b.l. (« nous ») est le responsable du traitement des données personnelles traitées via https://www.kidslifeskills.org/.

• Entité : KIDS LIFE SKILLS a.s.b.l. (R.C.S. Luxembourg F12048)
• Adresse du siège : 31, Rue de Remich, L-5331 Contern (Moutfort), Luxembourg
• Courriel de contact : info@kidslifeskills.org | privacy@kidslifeskills.org

2. Données personnelles collectées

• Données parents : nom, prénom, courriel, téléphone, téléphone secondaire, adresse de facturation, langue préférée, adresse IP, journaux des transactions de paiement.
• Données enfants : nom, prénom, date de naissance, genre, niveaux linguistiques, niveau scolaire, photo d'identification interne (obligatoire pour les listes de sécurité), relevés de présence.
• Données de santé et d'allergies (art. 9 RGPD) : conditions médicales, allergies ou besoins particuliers déclarés par le parent.
• Consentements média granulaires : autorisations distinctes de diffusion (prise de vue, publication interne, publication imprimée, publication sur les réseaux sociaux), horodatages d'audit et identifiants des auteurs de l'action.
• Données de demande d'aide financière (uniquement si vous faites une demande) : taille du ménage (adultes et enfants de moins de 18 ans), tranche de revenu déclarée ou type d'attestation du FNS, enfants et cours concernés, documents justificatifs téléversés (avis d'imposition, fiches de salaire, certificats, attestations), votre déclaration (nom saisi, date, version du texte) et tout commentaire facultatif — voir la section 7.
• Données de location d'appareil (uniquement si vous en réservez une) : l'enfant, l'année scolaire, le prix, la référence de paiement et le statut de la location — voir la section 7.

3. Bases légales du traitement et consentement santé (art. 9 RGPD)

• Gestion du compte et des inscriptions : art. 6(1)(b) RGPD, nécessité contractuelle.
• Données de santé et d'allergies de l'enfant (art. 9(2)(a) RGPD, consentement explicite) : la saisie de données médicales ou d'allergies requiert une case à cocher explicite et non pré-cochée — « J'autorise expressément Kids Life Skills à traiter et conserver les données médicales/allergies de mon enfant aux fins de sécurité et de protection en cas d'urgence durant les activités, conformément à l'art. 9(2)(a) du RGPD. »
• Photos d'identification internes : art. 6(1)(f) RGPD, intérêt légitime de sécurité opérationnelle et de vérification d'identité.
• Médias de communication (photos/vidéos) : art. 6(1)(a) RGPD, double consentement explicite librement révocable.
• Facturation et pièces comptables : art. 6(1)(c) RGPD, obligation légale au titre du droit luxembourgeois (règles comptables applicables aux associations sans but lucratif).
• Demandes d'aide financière : art. 6(1)(b) RGPD, nécessité contractuelle (un service que vous avez demandé) et art. 6(1)(f) RGPD, intérêt légitime de vérifier que l'aide financière bénéficie aux ménages qui y ont droit — pas votre consentement (voir la section 7).
• Décisions d'aide financière, montants payés et paiements de location d'appareil : art. 6(1)(c) RGPD, obligation légale — règles comptables luxembourgeoises applicables aux associations sans but lucratif (conservation de 10 ans, voir les sections 5 et 7).

4. Sécurité des données, architecture de stockage et notification des violations (72 h)

L'ensemble des enregistrements de la base de données et des photos d'enfants est stocké de manière sécurisée sur l'infrastructure Google Cloud Platform (GCP) dans des régions de l'Union européenne (europe-west1 / europe-west3). Les photos d'enfants sont protégées par des URL signées V4 à durée de vie courte et par un contrôle d'accès GraphQL basé sur les rôles (JWT).

• Gestion des violations de données (72 h, RGPD) : en cas d'incident de sécurité affectant les comptes utilisateurs ou les profils d'enfants, Kids Life Skills notifiera la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) dans les 72 heures suivant la découverte, conformément à l'art. 33 du RGPD, et informera les titulaires de comptes concernés sans délai injustifié lorsqu'un risque élevé est identifié.

5. Durées de conservation et révision annuelle des données de santé (31 juillet)

• Expiration annuelle des données de santé (art. 9 RGPD) : afin de garantir l'exactitude médicale et de respecter la minimisation des données (art. 5(1)(c)/(d) RGPD), les données de santé et d'allergies déclarées expirent automatiquement à la fin de chaque année scolaire (31 juillet). Les parents réinscrivant leur enfant pour les programmes d'automne doivent obligatoirement confirmer ou mettre à jour la fiche médicale avant toute réservation. Exception stages d'été : si l'enfant est inscrit à un stage d'été à cheval sur le 31 juillet (par ex. du 28 juillet au 2 août), sa fiche de santé reste valide jusqu'à la fin du stage concerné avant de devoir être revalidée.
• Comptes actifs et données des enfants : conservés de manière continue tant que le compte est actif, et archivés automatiquement après 3 années d'inactivité consécutives.
• Pièces comptables et factures : conservées 10 ans comme l'exige la loi luxembourgeoise pour les comptes d'une association sans but lucratif.
• Aide financière et location d'appareils : les documents téléversés sont supprimés dans les 30 jours suivant la décision finale ; la tranche de revenu ou le type d'attestation du FNS ainsi que les commentaires libres sont supprimés 12 mois après la fin de l'année scolaire concernée ; la décision, le taux, les montants payés et votre déclaration sont conservés 10 ans avec nos documents comptables, de même que les paiements de location — détails à la section 7.

6. Préférences de communication par courriel et vos droits RGPD

• Communications opérationnelles transactionnelles : les alertes opérationnelles obligatoires (confirmations de réservation, changements de site en urgence, réinitialisations de mot de passe) sont envoyées au titre de l'art. 6(1)(b) RGPD, nécessité contractuelle.
• Communications marketing : les lettres d'information pédagogiques et annonces de nouveaux cours sont envoyées au titre d'un opt-in souple (art. 6(1)(f) RGPD) et comportent un lien de désabonnement en un clic dans chaque pied de message.
• Vos droits au titre du RGPD : vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement. Vous pouvez modifier ou supprimer les fiches de santé de votre enfant à tout moment depuis votre espace personnel (dès lors que l'enfant n'est pas inscrit à un cours en cours).
• Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité luxembourgeoise de protection des données : CNPD — Commission Nationale pour la Protection des Données, 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg (https://cnpd.public.lu/).

7. Aide financière et location d'appareils

Si vous demandez une aide financière (pour les frais de cours et, le cas échéant, pour le tarif de location d'appareil), nous traitons des informations supplémentaires sur votre ménage. Nous les utilisons pour vous rendre le service que vous avez demandé (évaluer et gérer votre aide financière), et parce que Kids Life Skills a un intérêt légitime à vérifier que l'aide financière bénéficie aux ménages qui y ont droit — art. 6(1)(b) et art. 6(1)(f) RGPD. Nous ne nous appuyons pas sur votre consentement pour ce traitement.

• Ce que nous collectons : le nombre d'adultes et d'enfants de votre ménage ; la tranche de revenu que vous déclarez, ou le type d'attestation du FNS que vous détenez (par ex. REVIS ou allocation de vie chère) ; les enfants et les cours ou inscriptions concernés par votre demande ; les documents que vous téléversez (avis d'imposition, fiches de salaire, certificats, attestations) ; votre déclaration (le nom que vous saisissez, la date et la version du texte de la déclaration) ; et tout commentaire facultatif. Si vous réservez une location d'appareil, nous enregistrons également l'enfant, l'année scolaire, le prix (y compris toute aide financière appliquée), le mode de paiement et le statut de la location.
• Qui peut voir vos informations : uniquement les administrateurs de Kids Life Skills traitant les demandes d'aide financière. Chaque consultation de vos documents est enregistrée, et l'ouverture d'un document exige en outre que l'administrateur confirme à nouveau son mot de passe peu de temps avant. Nous ne partageons votre demande, vos documents ou vos informations de revenu avec personne en dehors de Kids Life Skills.
• Les rapports aux financeurs sont uniquement agrégés : les financeurs publics qui soutiennent le programme reçoivent des statistiques anonymes par année scolaire — le nombre de ménages et d'inscriptions aidés par taux d'aide, et le montant total des aides accordées — jamais de noms, et jamais aucun élément d'une demande individuelle. Tout chiffre qui porterait sur moins de 3 ménages n'est pas communiqué.
• Conservation — documents : les documents que vous nous envoyez (avis d'imposition, fiches de salaire, certificats, attestations) sont supprimés dans les 30 jours suivant votre décision finale, quelle qu'elle soit (approuvée, refusée, retirée ou expirée). Les copies figurant dans nos sauvegardes techniques sont effacées selon le cycle normal de rotation du système de sauvegarde.
• Conservation — éléments d'évaluation : la tranche de revenu dans laquelle vous avez été évalué (ou le type d'attestation du FNS que vous avez fournie), ainsi que tout commentaire libre — y compris les notes ajoutées par notre personnel — sont supprimés 12 mois après la fin de cette année scolaire.
• Conservation — la décision et les paiements : la décision elle-même (approuvée ou refusée, le taux d'aide, et les montants payés) est conservée pendant 10 ans avec les documents comptables de Kids Life Skills, comme l'exige la loi luxembourgeoise pour les comptes d'une association sans but lucratif, à compter de la fin de l'exercice comptable concerné. Ce même dossier conserve la taille de votre ménage, les enfants concernés par la décision et votre déclaration (nom, date, version du texte). Les réservations et paiements de location d'appareil sont conservés les mêmes 10 ans en tant que pièces comptables. Si vous supprimez votre compte Kids Life Skills, ces dossiers sont conservés pendant leur durée légale et anonymisés dans la mesure du possible.
• Les courriels que nous vous envoyons au sujet d'une demande d'aide financière ne contiennent jamais vos informations de revenu, votre tranche de revenu ni le contenu de vos documents — au plus le nom des types de documents demandés.
• Vos droits : vous pouvez demander à consulter, corriger ou — lorsque la loi le permet — supprimer vos informations à tout moment. Contactez privacy@kidslifeskills.org pour exercer vos droits (voir aussi la section 6).